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Workflow

Redaktionsarbeit in größeren Gruppen

WordPress bietet in der Standardeinstellung folgende Rollen an:

  • Administrator
  • Redakteur
  • Autor
  • Mitarbeiter

Diese Benutzerrollen sind für kleine Arbeitsgruppen, die sich schnell absprechen können, sehr nützlich. Wenn die Redaktion allerdings größer wird und dazu auch dezentral ist, kann es sein, dass eine Erweiterung sinnvoll ist. Dafür gibt es das Workflow-Plugin.

Damit können Sie die Rechte etwas anders auf die einzelnen Rollen verteilen, Aufgaben zuweisen und redaktionelle Diskussionen führen. Außerdem wird der Status der einzelnen Seiten und Beiträge in der Übersicht farblich hervorgehoben.
Bitte aktivieren Sie zunächst das Plugin. Sobald dies geschehen ist, finden Sie im Menü den Punkt „Workflow“:

Menüpunkt Workflow mit Flyout

Menüpunkt Workflow mit Flyout

Unter „Einstellungen“ aktivieren Sie die Features, die Sie benötigen. In der Grundeinstellung ist alles aktiviert. Wir raten dazu, es zunächst dabei zu belassen und Features, die Sie nicht benötigen, im Lauf der Zeit zu deaktivieren.

Der Menüpunkt "Einstellungen" in der Grundeinstellung

Grundeinstellungen des Menüpunkts „Einstellungen“

In der Grundeinstellung haben Autoren die Rechte, die ihnen auch von WordPress zugewiesen werden: Veröffentlichen, Bearbeiten und Löschen von Beiträgen.

Die Einstellungen gelten immer für alle Autoren. Es ist nicht möglich, einzelnen Autoren mehr oder weniger Rechte zuzuweisen!

Screenshot von der Grundeinstellung für Autoren

Grundeinstellung für Autoren

Wenn Sie möchten, dass Autoren nicht selbst veröffentlichen können, sondern sowohl neu erstellte Beiträge und Seiten als auch alle Änderungen zur Revision vorlegen müssen, sollten Sie die Einstellungen wie folgt ändern:

Damit Autoren nicht selbst veröffentlichen können, haken Sie den Dokumenttyp an, den Autoren bearbeiten können sollen und dann nur bearbeiten. Beachten Sie bitte, dass Sie unter Versionierung noch Häkchen bei Beiträge und Seiten setzen müssen!

Auswahl der Berechtigungen für Autoren

Sie wählen den Dokumenttyp aus, den Autoren bearbeiten können sollen (im Beispiel sowohl Beiträge als auch Seiten). Als Autorenrechte haken Sie nur „Beiträge bearbeiten“ bzw. „Seiten bearbeiten“ an.

Beachten Sie bitte, dass Sie in diesem Fall auch noch in „Versionierung“ die entsprechenden Häkchen setzen müssen!

Hier stellen Sie ein, was Sie in der Übersicht auf dem Dashboard sehen möchten. Mit Klick auf die Dropdown-Menüs können Sie die einzelnen Punkte deaktivieren.

Einstellungen für das Dashboard

Einstellungen für das Dashboard

Mit der hier gezeigten Einstellung haben Sie auf dem Dashboard dann die folgenden Metaboxen:

 

Der Screenshot zeigt die Metaboxen "Aktuelle ausstehende Reviews", "Aktuelle Entwürfe und "Aufgabenliste" auf dem Dashboard.

Metaboxen auf dem Dashboard

Die redaktionelle Diskussion findet selbstverständlich nur intern statt; der Besucher Ihrer Seiten sieht also nichts davon. Im Menü „Redaktionelle Diskussion“ stellen Sie ein, wo Sie diese zulassen möchten. In der Grundeinstellung ist sie sowohl für Beiträge als auch für Seiten zugelassen.

Die Einstellungen für die redaktionelle Diskussion, beide Checkboxen sind angehakt.

Einstellungen Redaktionelle Diskussion

Auf der Seite oder im Beitrag haben Sie dann eine Metabox „Redaktionelle Kommentare“; hier können Sie ein Eingabefeld öffnen, um eine Nachricht an das übrige Redaktionsteam zu schicken.

Der Screenshot zeigt die Metabox mit geschlossenem und mit geöffnetem Textfeld für redaktionelle Kommentare

Redaktionelle Kommentare eingeben

Redakteure werden üblicherweise für den redaktionellen Teil freigeschaltet; sie sollen Seiten und Beiträge erstellen, bearbeiten und löschen können. Deshalb sind alle hierfür notwendigen Rechte in der Grundeinstellung freigeschaltet.

Die Einstellungen gelten immer für alle Redakteure; es ist nicht möglich, einzelnen Redakteuren mehr oder weniger Rechte zuzuweisen!

Der Screenshot zeigt die Grundeinstellungen für die Redakteure; es sind alle Rechte freigegeben.

Grundeinstellungen für Redakteure

Hier werden die netzwerkweiten Freigaben für mehrsprachige Webauftritte angegeben. Das Vorgehen hierzu wird auf der Seite „Fremdsprachigen Webauftritt managen“ beschrieben.

Hier legen Sie fest, ob die Redakteure Benachrichtigungen erhalten sollen, wenn neue Beiträge oder Seiten zur Freigabe vorgelegt werden. Wenn Sie im Dropdown-Menü „Administrator benachrichtigen?“ „Ja“ auswählen, bekommt der Administrator ebenfalls eine Nachricht.

Der Screenshot zeigt die Grundeinstellungen für Benachrichtigungen, Freigabe Seiten und Beiträge, Administrator nicht benachrichtigen.

Die Grundeinstellungen für die Benachrichtigungen

Die Versionierung hat zwei Funktionen:

Wenn Sie einen einsprachigen Webauftritt haben, muss hier der Dokumenttyp angehakt sein, den Autoren zwar neu erstellen oder bearbeiten, aber nicht selbst veröffentlichen dürfen. Die Autoren sehen dann in der Übersicht über Beiträge und Seiten statt „Bearbeiten“ „Neue Version“; sie sollen dann eine neue Version anlegen und zur Revision vorlegen. Wird die neue Version freigegeben, wird das bisherige Dokument übrschrieben.

Der Screenshot zeigt den Punkt Versionierung mit Freigabe für Beiträge und Seiten

Versionierung mit Freigabe für Beiträge und Seiten

 

In der Seitenübersicht sieht das dann so aus:

Der Screenshot zeigt die Seitenübersicht mit der Auswahl für die Seitenbearbeitung für Autoren mit eingeschränkten Rechten

Neue Version anlegen

 

Wenn Sie einen mehrsprachigen Webauftritt haben, muss hier der Dokumenttyp angehakt sein, für den jeweils im anderssprachigen Auftritt ein Duplikat zum Übersetzen angelegt werden soll; zusätzlich dazu wird eine Liste der Webseiten angezeigt, von der Inhalte bezogen werden können, falls vorhanden. Wie man den fremdsprachigen Webauftritt manangt, ist auf der Seite „Fremdsprachigen Webauftritt managen“ erklärt.

Sie können immer nur dieselben Einstellungen für beide Funktionen wählen!

Auch hier können Sie freigeben, für welchen Dokumenttyp sie Aufgabenlisten erlauben möchten.

Der Screenshot zeigt die Grundeinstellung der Aufgabenliste, in der sowohl Beiträge als auch Seiten freigegeben sind.

Grundeinstellung für die Aufgabenliste

Im Beitrag oder auf der Seite erscheint dann die Metabox „Aufgabenliste“, in der Sie Aufgaben eintragen, annehmen, als erledigt kennzeichnen oder auch löschen können.

Metabox Aufgabenliste ohne vorhandene Aufgabe; Link Neue Aufgabe hinzufügen anklicken, um das Formular zu öffnen.

Metabox Aufgabenliste. „Neue Aufgabe hinzufügen“ anklicken, um eben dies zu tun.

Screenshot von der Metabox Aufgabenliste mit dem Formular zum Eintragen einer neuen Aufgabe

Geöffnete Metabox, bereit zum Eintragen einer Aufgabe

Screenshot von Metabox mit Link zu einer vorhandenen Aufgabe

Metabox mit Link auf eine vorhandene Aufgabe

Screenshot von der Aufgabenliste auf dem Dashboard mit einer Aufgabe, die normale Priorität hat.

Aufgabenliste auf dem Dashboard (gelb für normale Priorität)

Screenshot von der Metabox Aufgabenliste, in der eine Aufgabe vorhanden ist.

Eine Aufgabe ist in der Liste vorhanden

Screenshot von der Metabox Aufgabenliste mit einer erledigten Aufgabe

Aufgabe erledigt

Diesen Punkt benötigen Sie, wenn Sie ein zweisprachiges Angebot einrichten möchten. Die genaue Beschreibung finden Sie unter https://www.wordpress.rrze.fau.de/plugins/cms-workflow/fremdsprachiger-webauftritt/

Screenshot von der Auswahl für den zweisprachigen Webauftritt, der zeigt, für welche Dokumente die Übersetzung angelegt werden kann und welches die Seite ist, von der die Übersetzung bezogen wird.

Einstellungen für den zweisprachigen Webauftritt

Sie können Benutzergruppen anlegen, um sich die alltägliche Arbeit in größeren Redaktionen zu erleichtern. Um eine Benutzergruppe anzulegen, geben Sie der Gruppe zunächst einen Namen und (wenn Sie möchten) eine Beschreibung. Danach klicken Sie auf „Neue Benutzergruppe hinzufügen“.

Der Screenshot zeigt, wo Name und Beschreibung einzugeben sind.

Name und Beschreibung eingeben

Dann schaltet der Bildschirm automatisch in die neu angelegte Benutzergruppe, wo Sie die Benutzer auswählen können, die Sie hinzufügen möchten.

Der Screenshot zeigt, wo die Häkchen gesetzt werden müssen, um Benutzer hinzuzufügen.

Hier die Häkchen setzen

Dann klicken Sie auf „Aktualisieren und Ihre Benutzergruppe ist angelegt. Sie können die Gruppe jederzeit bearbeiten oder löschen.