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Rechtliche Pflichtangaben (ToS – „Terms of Service“)

An den Betrieb eines Webangebotes sind rechtliche und organisatorische Bedingungen geknüpft.
Alle Einrichtungen der Friedrich-Alexander-Universität müssen sich dabei nicht allein an die allgemeinen rechtlichen Anforderungen halten, sondern überdies die Richtlinien der Universität für Webauftritte und den Verordnungen für Öffentliche Stellen des Landes Bayern folgen.
Die „Freiheit von Forschung und Lehre“ ermöglicht dabei nicht, sich den gesetzlichen Anforderungen zu entziehen.

Jeder Webauftritt muss folgende Seiten enthalten:

  • Ein Impressum,
  • eine Datenschutzerklärung und
  • eine Barrierefreiheitserklärung.

Der Inhalt dieser Seiten ist weitgehend festgelegt. Im Falle der Barrierefreiheitserklärung werden vom Gesetzgeber neben dem Inhalt sogar funktionelle Anforderungen gestellt (zum Beispiel die Bereitstellung eines Kontaktformulars).

Das „ToS“-Plugin bietet einen Generator für die Seiten an. Im Gegensatz zu anderen Rechtsgeneratoren ist dieser ausdrücklich für die Belange und den Rechtsraum von Einrichtungen der Universität optimiert.  Der Generator bietet im Wesentlichen eine Ausfüllhilfe an, um die jeweils notwendigen Texte aus eigenen individuellen Pflichtangaben und vorhandenen Vorlagen zu erstellen.

Aktivierung

Aktuell muss das Plugin noch von den jeweils zuständigen Webmaster des Webauftritts aktiviert werden. Hierzu wird die Liste der Plugins aufgerufen und das ToS-Plugin mit Klick auf den Link „Aktivieren“ aktiviert.

Es ist geplant, das Plugin ab September 2019 für alle Instanzen auf dem RRZE-CMS-Dienst automatisch zu aktivieren.

Konfiguration

Nach der Aktivierung steht unterhalb von „Einstellungen“ die Option „Rechtliche Pflichtangaben“ zur Verfügung. Durch Klick hierauf gelangt man zu Einstellungen.

Hier finden Sie zunächst die Einstellungen zu dem Impressum vor. Am oberen Ende der Seite kann man mit den Reitern „Impressum“, „Datenschutz“ und „Barrierefreiheit“ die jeweiligen Konfigurationsseiten aufrufen.

Alle Eingabefelder sind hinreichend beschrieben und selbsterklärend.

Impressum

Bei dem Standard-Impressum für Einrichtungen der FAU können alle vorausgewählten Optionen bleiben wie sie sind. Lediglich die Kontaktdaten für die rechtlich verantwortliche Person (in der Regel ist dies der Lehrstuhlinhaber) muss eingefügt werden, sowie der Ansprechpartner („Webmaster“) des Webauftritts.

Das Screenshot zeigt das Backend der Konfiguration des ToS-Plugin in den Einstellungen zu Impressum. Es handelt sich um ein Beispielbild.

Generator für das Impressum

Datenschutz

Bei der Datenschutzerklärung prüfen Sie, ob einige der angegebenen Dienstleistungen auf dem Webauftritt angeboten werden. Ist dies der Fall, aktivieren Sie die entsprechende Option. Die Option bei dem Kontaktformular sollte stets auf „Ja“ bleiben, da  durch die Barrierefreiheitserklärung selbst bereits ein Kontaktformular angeboten wird.

Das Screenshot zeigt das Backend der Konfiguration des ToS-Plugin in den Einstellungen zum Datenschutz. Es handelt sich um ein Beispielbild.

Generator der Datenschutzerklärung

Barrierefreiheit

Alle öffentlichen Stellen sind gemäß der Richtlinie (EU) 2016/2102 des Europäischen Parlaments und des Rates, bzw. der Umsetzung in der jeweiligen Landesgesetzgebung dazu verpflichtet, ihre Webauftritte barrierefrei zugänglich zu machen. Hierzu gehört auch die Bereitstellung einer Konformitätserklärung zur Barrierefreiheit, in der alle Betreiber von Webauftritten und Apps den Status der Webseite öffentlich angeben und erläutern müssen, aus welchen Gründen welche Barrieren vorhanden sind.

Das Screenshot zeigt das Backend der Konfiguration des ToS-Plugin in den Einstellungen zur Barrierefreiheit. Es handelt sich um ein Beispielbild.

Generator der Barrierefreiheitserklärung

Um die Eingaben zur Barrierefreiheitserklärung möglichst einfach zu halten, werden verschiedene, leider häufig auftretende, Mängel von Webauftritten als Option aufgeführt. Diese können durch einfaches Anklicken übernommen werden. Eine Begründung warum diese Mängel vorliegen, muss dennoch selbstständig angegeben werden.

Bitte füllen Sie die Angaben nach besten Wissen und Gewissen wahrheitsgemäß aus und beschönigen nichts. Es handelt sich bei den Seiten um rechtliche Pflichtangaben und nicht um Aussagen im Sinne des Marketing.

Insbesondere hinsichtlich der Barrierefreiheitserklärung sei darauf hingewiesen, dass die Behauptung einer „vollständige Konformität“ in Expertenkreises als unglaubwürdig angesehen wird; Eine solche Behauptung provoziert zu kritischen Nachprüfungen durch Dritte.

 

Rechtliche Pflichtseiten in das Menü unten hinzufügen.

Dieser Absatz bezieht sich bei den verwendeten Bezeichnungen und Positionen der Menüs auf den Einsatz des Plugins in einem der FAU-Themes. Bei dem EInsatz in anderen WordPress-Themes sind andere Menüpositionen zu nutzen.

Falls der Webauftritt noch kein Menü im unteren Bereich (Menüposition: Navigation unten: Kontakt, Impressum und weitere Hinweise zum Webauftritt) hatte, wird bei der Aktivierung des Plugins automatisch ein entsprechend Menü ergänzt mit den drei Seiten.
Ist dies nicht der Fall und es sind bereits Einträge vorhanden, müssen die neuen, durch das ToS-Plugin bereitgestellten Seiten manuell hinzugefügt werden.

Hierzu öffnet man die Menüverwaltung im Backend unterhalb von „Design“ >> „Menüs“.  Im oberen Bereich wählt man dort zunächst das Menü aus, welches für den Navigationsbereich unten aktiv ist. Man erkennt es daran, dass hinter dem Menünamen eine runde Klammer steht, in dessen Inhalt die Position angegeben ist.

SCreenshot zur Auswahl eines vorhandenen Menüs im WordPress Backend

Da die vom ToS-Plugin bereitgestellten Seiten dynamisch erzeugt werden, handelt es sich nicht um solche „Seiten“, die normal in der Seitenübersicht zu finden sind. Stattdessen müssen Sie in dem Fall den Link auf das Impressum (und andere dynamisch generierte Seiten wie die Datenschutzerklärung und die Barrierefreiheitserklärung) jeweils als „Individuellen Link“ hinzufügen.

Hierzu öffnen Sie die Lasche „Individuelle Links“ und geben darin sowohl die Zieladresse als auch den Namen des Links an. Dann fügen Sie diesen Link jeweils den Menü hinzu. Nachdem Sie fertig sind, speichern Sie das Menü. Achten Sie darauf, dass bei den Menü-Einstellungen der Haken bei „Navigation unten“ gesetzt ist.

Screenshot über das Hinzufügen eines individuellen Links zu einem Menu

Bitte halten Sie sich bei der URL und dem Namen an die allgemeine Konvention:

Bei einem deutschsprachigen Webauftritt:

Impressum /impressum
Datenschutz /datenschutz
Barrierefreiheit /barrierefreiheit

Bei einem englischsprachigen Webauftritt:

Imprint /imprint
Privacy /privacy
Accessibility /accessibility

Die korrekten URLs  werden auch in den Einstellungen des ToS-Plugins angezeigt.