Workflow

Das Workflow-Plugin erweitert das bestehende Rollensystem von WordPress. Gleichzeitig ermöglicht es die redaktionelle Kontrolle auf der eigenen Webseite.

Workflow umfasst die folgenden Funktionen

Benutzerrollen erweitern

Verwalten der Berechtigungen für Autoren und Redakteure auf der eigenen Webseite. Es kann gesteuert werden, welche Aktionen von verschiedenen Nutzergruppen ausgeführt werden können.

Benachrichtigungen über Änderungen an Inhalten

Bei Änderungen von Inhalten kann eine automatische e-Mail an beteiligte Autoren und die Administratoren einer Seite versandt werden.

Versionierung von Inhalten

Duplizieren bestehender Inhalten und schnelles Anlegen von neuen Versionen über die Seitenansicht im Dashboard. Eine neue Version kann nach deren Veröffentlichung dann die bestehende Seite automatisch überschreiben.

Übersetzung (Veraltet)

Seit 2021 werden WordPress-Seiten an der FAU mit dem Plugin RRZE Multilang übersetzt. Nähere Informationen finden Sie auf unseren Anleitungsseiten zu mehrsprachigen Webseiten.

Workflow-Module aktivieren und deaktivieren

Über die Workflow-Einstellungen können Module aktiviert und deaktiviert werden. Gehen Sie wie folgt vor, um bestimmte Module zu de-/aktivieren:

1. Navigieren Sie Dashboard | Workflow | Einstellungen
2. Setzen Sie die verschiedenen Module auf „Aktiviert“ / „Deaktiviert“
3. Klicken Sie „Änderungen speichern„

Funktionen der einzelnen Module im Überblick

Das Deaktivieren von nicht benötigten Modulen erhöht die Performance Ihrer Webseite.

Autoren

Steuert die Berechtigungen für Autoren

Dashboard

Aktiviert einige Widgets für das eigene Dashboard. Zu sehen sind dann zum Beispiel die zuletzt angelegten Entwürfe

Redakteure

Steuert die Berechtigungen für Redakteure

Netzwerk

Falls Ihre Seit einsprachig ist, oder mit dem neuen Multilang Plugin übersetzt wurde, sollte das Netzwerk-Modul deaktiviert werden.

Wird benötigt, wenn zwei Seiten miteinander verknüpft und übersetzt werden sollen.

Benachrichtigungen

Steuert die e-Mail-Benachrichtigungen bei Änderungen auf der eigenen Seite.

Versionierung

Aktiviert das Duplizieren von Inhaltsseiten und Anlegen neuer Versionen über die Seiten-Übersicht.

Übersetzung

Aktiviert das Übersetzungsmodul.

Falls Ihre Seite keine Übersetzung besitzt oder mit dem Multilang-Plugin übersetzt wurde, sollte das Modul deaktiviert werden.

Benutzerrollen erweitern und konfigurieren

Konfigurieren Sie die Berechtigungen für Autoren und Redakteure.

1. Navigieren Sie Dashboard | Workflow | Autoren / Redakteure
2. Passen Sie die Berechtigungen für die gewählte Nutzerrolle an:
   1. Unter Freigabe bestimmten Sie, für welche Inhaltstypen die Berechtigung angepasst werden soll. Wählen Sie einen Inhaltstyp und bestätigen Sie über Änderungen speichern, damit Sie die neuen Einstellungsmöglichkeiten sehen.
   2. Unter Autoren-/Redakteurrechte bestimmten Sie pro vorher gewähltem Inhaltstyp, welche Berechtigungen erlaubt sind.
   3. Unter Mitautoren steuern Sie, ob auch Mitautoren in der Lage sind andere Nutzer als neue Mitautoren festzulegen.
3. Bestätigen Sie durch „Änderungen speichern„.

Benutzergruppen

Benutzergruppen vereinfachen die redaktionelle Kontrolle. Weisen Sie den Autoren einer Seite verschiedene Gruppen zu. Sobald Sie einer Inhaltsseite nun die Benutzergruppe zuweisen, können alle Autoren der Gruppe an den Inhalten arbeiten und zum Beispiel neue Versionen dafür anlegen.

Neue Benutzergruppen erstellen

Benutzergruppen helfen, die redaktionelle Arbeit zu vereinfachen. Weisen Sie gewünschten Inhaltsseiten einfach eine Benutzergruppe zu, damit alle Autoren in dieser Gruppe die Erlaubnis erhalten, die gewählten Inhalte zu bearbeiten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Benutzergruppe anzulegen:

1. Navigieren Sie Dashboard | Workflow | Benutzergruppen.
2. Vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Nutzergruppe.
3. Bestätigen Sie die Eingabe über den Button „Neue Benutzergruppe hinzufügen„.

Freigabeeinstellungen für Benutzergruppen festlegen

Legen Sie fest, auf welchen Inhaltstypen Benutzergruppen freigeschaltet sind.

1. Navigieren Sie Dashboard | Workflow | Benutzergruppen.
2. Klicken Sie im Reiter am Seitenanfang auf „Einstellungen„.
   Falls der Reiter am Seitenanfang nicht erscheint: Laden Sie die Seite über das Aktualisieren-Symbol im Browser neu.
3. Wählen Sie unter Freigabe die gewünschten Inhaltstypen aus.
4. Klicken Sie „Änderungen speichern“.
5. Die Benutzergruppen wurden jetzt für die gewählten Inhaltstypen freigeschaltet.

Eine Benutzergruppe für eine Inhaltsseite freischalten

1. Navigieren Sie auf die Inhaltsseite, die freigeschaltet werden soll.
2. Klicken Sie „Seite bearbeiten“ in der Admin-Leiste am Seitenanfang.
3. Die Bearbeitungsmaske öffnet sich.
4. Navigieren Sie an das Seitenende zum Punkt Autoren.
   Falls der Reiter Autoren nicht erscheint: Scrollen Sie an den Seitenanfang und klicken Sie in der Ecke oben rechts auf die Lasche „Ansicht anpassen“. Stellen Sie sicher, dass der Haken bei „Autoren“ gesetzt ist.
5. Wählen Sie einen oder mehrere Autoren oder alternativ eine Benutzergruppe, die Zugriff auf die Inhalte erhalten soll.
6. Aktualisieren Sie die Inhaltsseite indem Sie am Seitenanfang im Reiter „Veröffentlichen“ auf „Aktualisieren“ klicken oder den Entwurf speichern.

Versionierung von Inhalten

Wenn die Versionierung aktiviert ist, sehen Autoren statt „bearbeiten“ die Funktion „neue Version“. Autoren können dann eine neue Version einer Inhaltsseite erstellen und für die Redakteure zur Revision vorlegen.

Sobald die Redakteure diese neue Version freigeben, wird die bestehende Inhaltsseite mit den neuen Inhalten überschrieben.

Versionierung für Inhaltstypen freischalten

1. Navigieren Sie Dashboard | Workflow | Versionierung
2. Wählen Sie die Inhaltstypen aus, für welche die Versionierung aktiviert werden soll.
3. Bestätigen Sie durch „Änderungen speichern„

Eine neue Version einer Inhaltsseite anlegen

Um eine neue Version für eine Inhaltsseite anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie Dashboard | Seiten | Alle Seiten
2. Suchen Sie die gewünschte Seite und schweben Sie mit der Maus über dein Eintrag, bis die Menüoptionen eingeblendet werden.
3. Klicken Sie auf „Neue Version„
4. Sobald Sie mit der Erstellung der neuen Version der Inhaltsseite fertig sind, legen Sie die Inhaltsseite zur Revision vor.