Kurzanleitung zur Verbesserung der digitalen Barrierefreiheit in Dokumenten aus Büroanwendungen
Wenn die Aufgabe besteht, alte Word- und PDF-Dokumente gemäß den Anforderungen der Barrierefreiheit zu korrigieren oder neue Dokumente zu erstellen, sollten folgende Maßnahmen berücksichtigt werden.
Neue Dokumente mit Textverarbeitungssoftware erstellen (MS Word, Libre Office, LaTeX)
Hierauf ist zu achten:
- Stets Absatz- und Formatvorlagen verwenden (insbesondere „Überschrift 1“ bis „Überschrift 6“)
- Formatierungen für Aufzählungen und Nummerierungen verwenden
- Mehrere Leerzeilen und Leerzeichen hintereinander vermeiden.
- Visuelle Objekte (Bilder, Grafiken, Logos, …), die inhaltlich relevant sind (keine Schmuckbilder), mit Alternativtext versehen
- Einfache Tabellenstruktur verwenden und einfache Spaltenüberschriften wählen
- Auf gute Kontraste für Text- und Hintergrundfarben sowie ausreichende Schriftgröße (mindestens 11 Pt) achten.
- Möglichst aussagekräftige Linktexte verwenden und QuickInfos hinterlegen
- Einen Titel sowie die Sprache für das Dokument hinterlegen
- Eine integrierte Überprüfung der Barrierefreiheit wird speziell in MS Word angeboten, allerdings von Version zu Version unterschiedlich gehandhabt.
Über den Menüpunkt „Hilfe“ lässt sich in MS Word mittels Suchfunktion die Suche nach „Barrierefreiheit überprüfen“ anzeigen und aktivieren.
Altdokumente im PDF-Format
Pragmatischer Umgang mit alten PDF-Dokumenten (ohne Zugriff auf das Word-Original):
Alte PDF-Dokumente, für die kein Original vorhanden ist, werden standardmäßig
- nicht nachträglich als PDF bearbeitet, um sie barrierefrei anzulegen
- und nicht nachträglich als Worddokument angelegt, um daraus erneut ein PDF zu erzeugen,
- diese Vorgehensweise würde großen Aufwand erfordern.
Empfohlen wird hier stattdessen
- alle relevanten Inhalte auszuwählen und zu kopieren, um sie in eine neu angelegte Webseite einzufügen;
- zusätzlich müssen ggf. Überschriften korrigiert und Bilder/Grafiken mit Beschreibungen oder Alternativtexten versehen werden.
- Im Word-Original lediglich die Überschriften sowie Bilder und Grafiken anpassen und es anschließend zusätzlich zum (neu erstellten) PDF bereitstellen.
Anmerkung: Da auch PDF-Inhalte durch Dritte weiterverwendet werden können, bietet das PDF-Format gegenüber Word keinen höheren Schreibschutz vor Missbrauch von Inhalten. Die oft verbreitete These, man müsse Inhalte als PDF bereitstellen, um sie vor Manipulation zu schützen, ist falsch.
Umgang mit großen PDF-Dokumenten (erstellt mit Adobe InDesign oder Scribus)
- Alle Maßnahmen für Dokumente, die mit Textverarbeitungssoftware erstellt wurden, gelten auch hier.
- Das RRZE empfiehlt andernfalls zur Nachbearbeitung umfangreicher PDF-Dokumente externe Agenturen.
„Web first“
Diese Maxime besagt, dass Dokumente so anzulegen sind, dass sie die Vorgaben zur Barrierefreiheit im Web einhalten; Layoutwünsche, die sich an einer Printveröffentlichung orientieren, sind zu vernachlässigen.
- Inhalte sind dadurch besser auffindbar (auch durch Suchmaschinen).
- Inhalte sind auf mobilen Endgeräten besser lesbar, da sich die Ausgabe an die Größe des Bildschirms anpassen lässt.